República Bolivariana de Venezuela

Universidad Nacional Experimental

Simón Rodríguez

Núcleo Barcelona.

    Métodos Básicos para Archiva

  Y  Mantener los Archivos

                   Participantes:

                                                                          Técnicas de Archivo

       Asbel Tabare  C.I 26485652 .                        Sección B

       Norelkis Bello C.I 28418609.                         Unidad II

Archivar significa almacenar o preservar información. Diariamente, las organizaciones convierten documentos en papel a archivos digitales para aumentar su duración.

Eso sumado a la inmensa cantidad de información que se genera a través de los ordenadores hoy en día, sólo significa que archivar los documentos crecerá en importancia. Si sabes como hacerlo, podrás liberar espacio para que tu computadora gestione los documentos actuales de manera más eficiente.

Archivar información es esencial para manejar un negocio o una oficina. Cualquier organización o individuo puede beneficiarse de desarrollar un sistema codificado y consistente para archivar documentos, ya sea en la computadora o en un fichero. Utilizar unos métodos estructurados para archivar documentos te ahorrará tiempo y espacio.

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos. Los documentos son el resultado de los procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de documentos. Pero además, debe hacer posible la rápida localización de los documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta justa.

SISTEMA DE ARCHIVO ALFABETICO



Archivar alfabéticamente es una forma fundamental de organizar documentos tanto en tu vida privada como en tu vida personal. Archivar documentos en orden alfabético te permitirá a ti y a otros encontrar y reemplazar cada archivo rápidamente. Esto asegurará que todos los documentos estén protegidos y fácilmente disponibles. Hay muchas reglas sobre cómo archivar alfabéticamente para conservar un sistema de archivo sensato.
Como su nombre lo indica es el ordenamiento que se hace de forma alfabética de los documentos de acuerdo al nombre del remitente o del destinatario.

Este sistema es considerado de mucha importancia y que ofrece las siguientes ventajas:

Se basa en secuencia alfabética
Es directo 
Es flexible por que puede ser utilizado en sistemas pequeños y grandes.

• La ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de códigos que permiten identificar inequívocamente un documento concreto. Por ejemplo, el número asignado a una factura o un recibo, el número de un expediente, el número de registro de entrada o salida de la correspondencia, etc. Es el sistema más utilizado en las tareas más vinculadas a la contabilidad y las tareas administrativas comunes.

El sistema de archivo numérico es uno de los métodos más recomendables  a la hora de archivar los documentos, si los corresponsales son numéricos y es semejante la forma de archivar, en este caso es más difícil mantener el orden numérico, este sistemas se ordena según su número este nuero es asignado por  los corresponsales este sistema  tiene diferentes  usos en las  oficinas.
Es un sistema indirecto, porque para localizar un documento primero hay que consultar un tarjetero y determinar el código o numero asignado para este documento o expediente, para mejorar y aumentar la eficacia del sistema numérico, es necesario establecer patrones numéricos, los cuales facilitarían la localización y identificación del caso o asunto.
VENTAJAS
El sistema numérico posee varias ventajas como lo son
La confidencialidad, rápida identificación de la secuencia, expansión  limitada,  usos múltiples del tarjetero índice del sistema, las referencias no recargan el archivo principal, números que identifican a los corresponsales, los patrones numéricos facilitan la identificación de datos, el uso de los números reduce el ancho del rotulo, los números  son identificados particular.
Estas son las diferentes ventajas q nos ofrece y posee sobre los demás los sistemas de organización del archivo numérico

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO NUMERICO

Para archivos de correspondencia y tarjetas se utiliza el  sistema numérico y es muy utilizado por las diferentes entidades por su alto grado de confidencialidad y fácil expansión.
Los componentes del sistema numérico se componen por cuatro partes básicas:
   * Al archivo principal
   * El archivo misceláneo alfanumérico
   * El tarjetero índice
   * El registro de números asignados
El en archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los corresponsales de los archivos
El archivo misceláneo alfabético se conservan todos los documentos de los corresponsales pasivos hasta q se conviertan en activos, se transforman o se dispongan de ellos.
 El Tarjetero índice se organiza en el orden alfabético por el nombre de cada corresponsal, este tipo de tarjeta es esencial en el sistema numérico por que  los documentos pueden ser solicitados  por el nombre de corresponsal.
El registro se trata de un numero de anotaciones  q sirve para mantener la relación  de los números asignados y a quien se asignaron, ayuda a evitar que se asignen a más de un corresponsal.
PASOS
Los pasos  al archivar la correspondencia se utiliza un sistema numérico se dan pasos similares al sistema alfanumérico, pero hay algunos cambios como los vamos a ver a continuación.
Inspeccionar la correspondencia se revisa para verificar si tiene las marcar que autorizan al archivo
Acondicionar los documentos se hace índico en el capítulo 8
Leer, codificar y marcar el documento se lee para saber bajo que nombre o asunto que se debe archivar, se siguen las mismas guías que se discuten en el capítulo 8 para un sistema alfanumérico.
Calificación alfanumérica la correspondencia se clasifica alfanuméricamente para facilitar la consulta de al tarjetero índice alfabético  y saber el número de corresponsal o asunto.
Codificación numérica en primer lugar se consulta el tarjetero índice para saber el número asignado y si el corresponsal es activo o pasivo.
Clasificación numérica después  de separar los documentos de los corresponsales activos de los documentos de los corresponsales pasivos, se hace una clasificación preliminar de los primeros.
Archivo de documentos los documentos de los corresponsales activos se colocan en el archivo principal, en las carpetas individuales rotuladas con números

USOS DE TARJETEROS NUMERICOS

Para diferentes propósitos, en muchas oficinas se organizan tarjeteros en orden numérico. Por eje algunos tarjeteros se dedican a las cuentas de los clientes separan mercancía y a las cuentas de los clientes q separan mercancía y las de los suplidores.
Las tarjetas de los clientes que separan mercancía sirve para llevar las anotaciones de los pagos parciales que enfuetan. En un archivo de tarjetas de uso frecuente se utiliza una guía para cada diez tarjetas. La información registrada en estas tarjetas se puede mantener en una base de datos computarizada

SISTEMA NUMERICO Y DE COLORES PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los sistemas numéricos son varios los utilizados para organizar los archivos de correspondencia y los de tarjeta.
Sistema numérico corriente es el sistema numérico más conocido; en los dos dígitos se considera en el mismo orden en q permanece de izquierda a derecha, y se asignan en orden ascendente, ósea, de menor a mayor.
Sistema de dígitos centrales en este sistema, los números de divide en grupos. Los expedientes se organizan, primero, de acuerdo con los dígitos del centro, luego según los dígitos de la izquierda y finalmente se toma en consideración de los de la derecha.
Sistema de dígitos terminales de acuerdo con este sistemas, el numero se lee de la derecha a la izquierda, cada numero generalmente se utiliza y se divide en tres grupo, cada uno de los cuales tiene dos, tres o cuatro dígitos.
Sistema  alfanumérico combina letras con números. A las letras se les asigna un significado especial este sistema se estudia al final del capítulo.
En algunas instituciones se establecen otros sistemas, que son variaciones de los q se acaban de presentar

USOS DE LOS COLORES EN UN SISTEMA DE ARCHIVO NUMERICO

El color facilita la identificación del número, aun a distancia, y la localización de los expedientes, con el uso de los colores en un archivo numérico se forman patrones de bloques de colores.
Los colores se utilizan mucho en oficinas médicas y en compañías de seguros, este tipo de oficina utiliza gabinenetes laterales o estanterías abiertas.los gabinetes o anaqueles laterales hacen más fácil la búsqueda.
Algunas  empresas mantienen sistemas alfanuméricos es decir que combinan letras y números para una mejor identificación de los expedientes, a cada letra se le asigna un significado especial y se codifica por cierto color.
En los sistemas numéricos, las claves de los colores se pueden utilizar en las carpetas de los archivos verticales, en estos archivos se puede utilizar carpetas en color para diferenciar departamentos, tipos de pólizas, año o  asunto, entre otros.
En conclusión   el sistema de archivo numérico se utiliza mucho en las oficinas por sus muy tiles ventajas, resulta adecuado cuando los corresponsales son numéricos y la naturaleza de lo q se archiva es similar. Es un sistema indirecto de archivo, el cual consta de un archivo principal, un archivo misceláneo organizando el orden  alfabético, un tarjetero índice y un registro.
En este sistema es importante dedicar tiempo al proceso de  codificar y clasificar los documentos. De esta manera se reduce el tiempo de localización y archivo de documentos. Entre los sistemas numéricos que se pueden utilizar esta el sistema numérico corriente, el de dígitos terminales, el de dígitos centrales, los sistemas alfanuméricos y otras variaciones de este sistema

En los sistemas numéricos se usa el color para identificar los números, esto facilita el archivo y la localización de los expedientes.


Sistema de Archivo por Materia o por Asunto

El archivado por temas mantiene los registros mediante una función descriptiva, y puede colocar documentos de distintos tipos en la misma carpeta. Pero requiere que el planificador conozca el negocio completamente, para que pueda crear las carpetas para todos los temas relacionados con él.

Sistema de archivo Geográfico..

Los sistemas geográficos almacenan los registros según la ubicación, y consiguen que la creación de estadísticas por ubicación sea más sencilla. Puesto que las normas y regulaciones suelen ser distintas en cada zona, este sistema permite filtrar para decidir inmediatamente qué leyes aplicar a qué registros.

 Archivo geográfico
Es el sistema de archivar los documentos por el nombre de la localidad en que residen los interesados en los asuntos; es decir los documentos de un solo asunto, para formar un expediente, se agrupan o ligan por el lugar, o sea; naciones, estados, ciudades, provincias, etc.

Para el ordenamiento de los expedientes dentro de los muebles archivadores, se usan guías divisionarias a cinco cortes en cuyas pestañas se anotan los nombres geográficos en el orden de su división política: nación, estado, ciudad, pueblo, etc.; ordenadas alfabéticamente, o bien, por los apellidos y nombres de los interesados en los asuntos, empleando siempre juegos de guías y en una distribución alfabética dentro de cada lugar.

En tales condiciones el sistema es puramente geográfico, o una combinación del geográfico con el alfabético de nombres de personas físicas o morales, o asuntos. Este sistema de Archivos, es directo si se contrae a los lugares geográficos en ordenamiento estrictamente alfabéticos; pero requiere del catálogo si hay que determinar, por los apellidos y nombres personas o instituciones y por asuntos, el lugar en que radican. La alfabetización se hace siguiendo la regla general de la materia.

En cuanto a la redacción de los nombres geográficos, y a fin de evitar repeticiones, se tratará en las reglas de redacción de catálogos.

 Sistema del archivado cronológico

mantiene los registros por fecha, haciendo que sea más sencillo acceder a ellos de forma cíclica, como cuando se matriculan los autos en la misma fecha cada año. Pero requiere mucho tiempo recuperar estos registros, porque la gente no suele almacenar o recordar la información en orden de fechas. Por tanto, es necesario un índice.

istema cronológico

Mediante este sistema podemos clasificar los documentos en función de la fecha (emisión, expedición), ubicando éstos en orden cronológico. Este puede ser el caso de las facturas a clientes o proveedores, que suelen archivarse en carpetas por años y de forma cronológica. Como inconveniente, este sistema obliga a conocer la fecha del documento para su localización.

Archivo cronológico
En este método priva el tiempo como factor del ordenamiento de los expedientes que contienen documentación agrupada en años, meses y días. También se emplea como una agenda para tener presentes los asuntos en una fecha determinada, por algún tramite que deba verificarse en aquella:

En los archivos existe parte de la documentación que debe manejarse cronológicamente, por representar actividades realizadas en determinados periodos de tiempo, que son la determinante de su formación y de su consulta.

El empleo como agenda, requiere la colocación de los documentos, o bien de una copia minuta, en la fecha previamente fijada.

En ambos casos, se requiere del uso de guías divisionarias para señalar el año (aun cuando este puede hacerse contener en el Marbete de las Gavetas o en las cajas archivadoras), los meses y los días.

La guía principal se destinara al año, o bien al mes, y las auxiliares a los treinta y un días.

Un sistema de archivo alfanumérico
 organiza información
El sistema de archivo alfanumérico es una de las opciones para organizar archivos, y como otros métodos, dan al usuario un forma sistemática de guardar y acceder a información crucial, según la Biblioteca del Estado de Texas.

Combinación
Un sistema de archivo alfanumérico es una combinación de registro alfabético (ordenado de la A a la Z) y registro numérico (ordenado desde el número menor hasta el mayor).

¿Cómo funciona?
El sistema de archivo alfanumérico utiliza una combinación de nombres (comúnmente un sujeto) y dígitos. Por lo general, los grandes sistemas alfanuméricos emplean acceso indirecto, lo que quiere decir que un índice o código deberá ser consultado para obtener un archivo. Esos grandes sistemas, normalmente están automatizados.

Ventajas
Usar un código en un sistema de acceso indirecto acorta los nombres de archivos y aumenta la seguridad de un sistema, debido a que el usuario deberá conocer el código para solicitar archivos, asegura el Manual de Manejo de Registros del condado de West Virginia.

Desventajas
Los usuarios de un sistema alfanumérico necesitan mayor entrenamiento que al usar un método únicamente alfabético o numérico. Clasificaciones incorrectas son más comunes en este caso y más difíciles de corregir que en un sistema simple.

Ejemplo
Un ejemplo del método de archivo alfanumérico es el sistema de catalogación de la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos, que utiliza sus materiales tanto con letras para identificar temáticas amplias y números para indicar asuntos específicos e información de estantería

La importancia de archivar
El archivo surge de la necesidad de gestionartanto la documentación histórica como la queproduce y recibe la administración municipal.El objetivo es que esta información estedisponible para uso por parte del personal delayuntamiento, la ciudadanía y las personasdedicadas a la investigación.-Los archivos tienen la capacidad dedocumentar derechos y deberes de laspersonas, de las organizaciones, del estadoeste con otros estados. Su existencia,desempeño y desaparición, son siempredemostrables a través de los documentos